Tugas Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dalam mengawal dan monitoring pelaksanaan dan implementasi di lingkungan Universitas PGRI Jombang sesuai dengan kedudukan jabatan dalam organisasi dan lingkup kerja (job description) yang menjadi tugasnya. Secara rinci tugas LPM berdasarkan struktur organisasi di atas adalah sebagaimana disebutkan dalam Tabel 1 berikut ini.
Tabel 1. Tugas pokok dan fungsi organ pada LPM
|
No |
Jabatan |
Tugas Pokok |
Fungsi |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
|
1 |
Kepala LPM |
1. Bertanggung jawab kepada Rektor. 2. Menyusun program kerja dan rencana anggaran keuangan. 3. Mengkoordinasikan penyiapan dokumen kebijakan, dokumen manual mutu, dokumen standar mutu, dan dokumen instrumen audit internal. 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan standar mutu yang sudah ditetapkan. 5. Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi implementasi standar mutu yang sudah diterapkan. 6. Menggkoordinasikan pengendaliaan pelaksanaan standar mutu yang diterapkan. 7. Mengkoordinasikan peningkatan standar mutu yang sudah diterapkan. 8. Mengkoordinasikan pembuatan laporan rekomendasi serta menyerahkan laporan hasil audit kepada Rektor. |
1. Menjamin dan memonitor implementasi SPMI di semua unit pelaksana mutu. 2. Menjalin kerja sama dengan lembaga lain yang berkait dengan penjaminan mutu, sertifikasi, maupun pemeringkatan. 3. Mengembangkan budaya mutu di Universitas. |
|
2 |
Kabid Audit Mutu Internal |
1. Mengidentifikasi kebutuhan SOP di masing-masing fakultas. 2. Menyusun instrumen audit mutu internal. 3. Sosialisasi instrumen audit mutu internal. 4. Melaksanakan audit mutu internal. 5. Melakukan evaluasi hasil audit mutu internal. 6. Membuat analisis capaian standar mutu setiap akhir tahun akademik. |
1. Melaksanakan audit mutu internal. 2. Melakukan analisis pencapaian standar mutu. |
|
No |
Jabatan |
Tugas Pokok |
Fungsi |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
|
3 |
Kabid Pelaporan dan Pengembangan Dokumen |
1. Menyusun instrumen angket penelusuaran kepuasan layanan civitas akademika, stakeholder, lulusan. 2. Membuat analisis tingkat kepuasan layanan setiap akhir tahun akademik. 3. Menyampaikan hasil analisis tingkat kepuasan layanan setiap akhir tahun akademik kepada civitas akademika, stakeholder dan masyarakat secara berkala. 4. Membuat analisis kebutuhan terkait dokumen SPMI. 5. Merevisi dokumen SPMI sesuai hasil analisis. 6. Mensosialisasikan dokumen SPMI hasil pengembangan kepada pihak terkait. |
1. Melakukan eksplorasi data. 2. Melaporkan hasil analisis tingkat kepuasan layanan. 3. Melakukan analisis kebutuhan pengembangan dokumen. 4. Melakukan pengembangan dokumen. |
Gambar 1. Struktur Organisasi Lembaga Penjaminan Mutu Universitas PGRI Jombang.
Pada tingkat fakultas, terdapat Gugus Kendali Mutu (GKM) yang bertugas mengawal pelaksanaan standar mutu di setiap program studi dibawahnya. Tugas utama GPM adalah bersama fakultas melakukan evaluasi pelaksanaan standar mutu di setiap prodi dan menyusun laporan pelaksanaan standar mutu fakultas. Meskipun terpisah dengan LPM, namun GKM merupakan perpanjangan tangan LPM di setiap fakultas. GKM memiliki kewenangan untuk melakukan audit internal pada prodi, fakultas dapat memberikan surat tugas sebagai auditor untuk melakukan desk evaluasi terhadap laporan kinerja prodi.